Episodio 7. Primero lo primero: Definiendo los procesos de tu organización (Parte 1)

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En este episodio, te hablo acerca de cómo definir tus procesos.

Si nunca se han definido los procesos en la organización, si sólo se ejecutan actividades sin haber hecho un ejercicio formal de definición de procesos, éste episodio y el siguiente te van a interesar mucho.

Si ya lo has hecho, este episodio y el siguiente te brindarán una forma para validar que los procesos de tu Sistema de Gestión de Calidad están correctamente definidos y que cuentan con los elementos necesarios para que puedan ser controlados y mejorados.

Antes de hacer “el dibujito de cajitas” para representar tus procesos, hay algunas cosas que te conviene hacer antes.

Este episodio y el siguiente, prácticamente conforman un mini-curso sobre cómo definir tus procesos.

En esta primera parte, te hablo acerca cómo puedes definir los procesos para las actividades que ya existen antes de la implementación de la norma ISO 9001, y que para efectos de la implementación de la norma, típicamente son aquellos procesos que te permiten entregar productos y servicios a tus clientes.

Definir los procesos permitirá que la organización realice mucho menos esfuerzo y consuma mucho menos tiempo en implementar el Sistema de Gestión de Calidad y en obtener resultados realmente útiles. Además podrás obtener los primeros resultados más pronto y eso es muy importante para el equipo, ya que podrá sentir el logro de un trabajo bien hecho lo más pronto posible y creará un círculo virtuoso de logros y esfuerzos valiosos, que permita terminar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y luego continuar con su mantenimiento continuo.

 

Información del ejemplo descrito en el episodio.

Puedes descargar la información en un PDF desde aquí.

Listado de funciones inicial y ordenado en forma secuencial:

  1. Ventas
  2. Compras
  3. Fabricación
  4. Almacenamiento
  5. Entrega
  6. Facturación
  7. Recepción de pagos

Matriz para análisis de funciones y casos:

Matriz con funciones y casos del ejemplo mencionado en el episodio:

Matriz con procesos identificados:

Diagrama de procesos general (con los procesos identificados):

Da click aquí con el botón derecho del mouse (o presiona durante 3 segundos si estás leyendo desde tu teléfono o tablet) y elige la opción “Guardar enlace” para descargar el diagrama.

 

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Enlaces a las fuentes de información del episodio:

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Otras fuentes mencionadas en este episodio:

Página de American Productivity and Quality Center (APQC) que publica el Process Classification Framework (PCF): https://www.apqc.org/pcf

Página en Wikipedia de la Information Technology Infrastructure Library (ITIL): https://es.wikipedia.org/wiki/Information_Technology_Infrastructure_Library

Página de Supply Chain Council que publica el Supply Chain Operations Reference Model (SCOR): http://www.apics.org/apics-for-business/products-and-services/apics-scc-frameworks/scor